Antworten, Bounces und Rückläufer in Inxmail automatisiert bearbeiten

Versandkosten senken durch Ausschluss der fehlerhaften Adressen

Damit Sie nicht manuell alle Rückläufer und Bounces bearbeiten müssen, bietet Ihnen Inxmail Professional den Bounce-Manager.

Mit dieser wertvollen Unterstützung können Sie Aktionen festlegen, die Ihnen bei der Nachbearbeitung des Mailings den Aufwand auf ein Minimum reduzieren.

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Bounce-Management - Antworten und Rückläufer ernst nehmen

Posteingang und Bounces / Kategorien

Spam: Eine E-Mail, die an Sie versandt wurde und Spam-Merkmale enthält. Diese E-Mails können Sie automatisiert löschen lassen. Aktivieren Sie die Spalte „E-Mail löschen“. Löschen Sie bei Spam nicht die Empfänger E-Mail-Adresse, da diese E-Mail-Absender-Adresse eventuell gefälscht wurde.

Autoresponder: Automatisch erzeugte Antwort-E-Mail. Informiert meist darüber, dass sich der Empfänger im Urlaub befindet. Das Mailing ist jedoch beim Empfänger erfolgreich angekommen. Sie können diese E-Mails automatisiert löschen lassen, indem Sie die Spalte „E-Mail löschen“ aktivieren.

Beschimpfung: Eine Rückantwort mit Beschimpfung oder Drohung als Inhalt. Tragen Sie den Empfänger aus Ihrem System aus (Aktivieren Sie „Adresse abmelden“). Leiten Sie die E-Mail an eine zuständige Person weiter, die den Empfänger beruhigen kann (z.B. consulting@Ihrefirma.de).

Antwort: Eine Antwort, die weder eine Beschimpfung noch ein Autoresponder ist. Senden Sie diese E-Mail an eine zuständige Person weiter.

Spam Bounce: Eine E-Mail, die an Ihr Bounce-Konto versendet wurde und Spam-Merkmale enthält. Diese E-Mails können Sie automatisiert löschen lassen. Aktivieren Sie die Spalte „E-Mail löschen“. Löschen Sie bei Spam Bounce die Empfänger E-Mail-Adresse nicht, da diese E-Mail-Adresse eventuell gefälscht wurde.

Soft Bounce: Information, dass der Empfänger temporär nicht erreicht werden kann. Mögliche Gründe: unsere E-Mail war zu groß für das Postfach oder unsere E-Mail ist im SPAM-Filter hängengeblieben. Vielleicht ist auch der Server zeitweilig nicht erreichbar.

Hard Bounce: Information, dass der Empfänger nicht erreicht werden konnte. Mögliche Gründe: falsche E-Mail-Adresse oder Konto wurde aufgelöst (permanenter Fehler). Melden Sie den Empfänger aus dem System ab (Aktivieren Sie „Adresse abmelden“).

Mailinglisten-Hygiene wichtig für positive Reputation

Rückläufer sind Provider-Antworten

Rückläufer-Mails wir Soft-Bounces oder Hard-Bounces sollte man als wertvolle Antworten verstehen! Dahinter verbergen sich in der Regel wichtige Informationen.

Im täglichen Leben haben wir mit solchen Mails nicht viel am Hut. Antworten mit einem Absender „MAILER-DAEMON„? Oder von irgendeinem postmaster@….? Mails mit einem Betreff  „Undelivered Mail Returned to Sender„? Oder „Delivery Status Notification (Failure)„?

Wir gehen gerne davon aus, dass unser Mailing-Programm das schon wegdrücken wird.

Wenn wir als Unternehmen aber E-Mail-Marketing Newsletter versenden und sich in unserem Adressbestand eine recht hohe Anzahl an unzustellbarer Empfänger-Adressen befindet, stellt sich die Situation unter Umständen so dar:

  1. Mail-Provider (zum Beispiel 1&1 oder Google) erhalten unseren Newsletter und sollen diesen an mehrere Empfänger leiten
  2. Einige Empfänger-Konten gibt es nicht mehr oder andere sind temporär nicht erreichbar (Unternehmen verlassen, Postfach voll, Elternzeit etc.)
  3. Der Mail-Provider teilt uns dies in einer Rückläufer-Mail mit und nennt uns alle Details dazu
  4. Beim nächsten Newsletter senden wir unsere Mailings wieder an die gleichen Empfänger. Ganz so als ob uns niemand über die Sachlage aufgeklärt hätte

In den Augen der Mail-Provider muss das schon relativ ignorant wirken! Spätestens nach der zweiten gleich gearteten Info sollten wir reagieren und die entsprechende Adressen zumindest für die nächste Zeit deaktivieren.

Genau das tut der Inxmail-Bounce-Manager für Sie! Sie haben dann Zeit und können solche ungültigen Empfängeradressen von Ihrem Vertriebsteam prüfen lassen.

Auf diese Weise schaffen Sie sich eine positive Reputation bei den Mail-Providern und nebenbei kann so auch an den Versandkosten gespart werden.

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