Die Wahl des Formates Ihrer Newsletter ist eine grundsätzliche Entscheidung.
Sie sollten bei der Wahl zwischen reinem Text, HTML oder Multipart sowohl Ihren eigenen Aufwand beachten als auch die Wünsche und Gewohnheiten Ihrer Newsletter-Zielgruppe.
Ein Newsletter, den Sie in reinem Text-Format versenden, enthält keine Grafiken und Formatierungen
Newsletter in reinem Text-Format enthalten keine Grafiken und Formatierungen (Farben, unterschiedliche Schriftarten usw.).
Die Gestaltung eines Text-Newsletters wird nur durch Zeilenumbrüche und mit Hilfe von Sonderzeichen vorgenommen. Informationen wie z. B. Links zu Internetseiten oder E-Mail Adressen werden in Textform dargestellt.
Der Aufwand bei der Erstellung eines solchen Newsletters ist natürlich ungleich geringer als der Aufwand bei der Anlage eines qualitativ hochwertigen und optisch ansprechenden HTML-Newsletters.
Allerdings verzichten Sie dann gänzlich darauf, Ihr Publikum optisch anzusprechen und das CI (Corporate Idendity, Erscheinungsbild) Ihres Unternehmens zu verbreiten.
Die weitaus größte Anzahl an Newslettern wird daher heutzutage im Multipart-Format (text/html) versendet.
Trotzdem hat der Newsletter im Text-Format heute je nach Anwendungsgebiet immer noch seine Berechtigung. So z. B. bei der Aussendung von Pressemeldungen oder auch bei wissenschaftlichen Informationen. Dort also wo die Priorität auf dem puren Informationsgehalt liegt.
Solche Empfänger-Zielgruppen sind oft sogar dankbar für reine Textinformationen ohne „störenden Schnickschnack“.
Textmails können ohne Probleme auf jedem Gerät und in jedem E-Mail Client abgerufen und dann in Ruhe auch offline, also ohne aktive Internetverbindung, gelesen werden.
Bei E-Mails im Textformat besteht in der Regel auch kaum eine Gefahr, sich Viren einzufangen. Es sei denn natürlich man öffnet eine angehängte Datei.
Ein Tracking über eingebettete Bildpixel ist ebenfalls nicht möglich. Somit können also auch keine Rückschlüsse auf das Öffnungs- oder Lese-Verhalten Ihrer Newsletter-Empfänger gezogen werden.
Bei einem Newsletter im HTML-Format stehen Formatierungen wie unterschiedliche Schriften, Farben oder Bilder zur Verfügung.
Bei einem Newsletter im HTML-Format stehen die Formatierungen zur Verfügung, die auch auf einer Internetseite vorzufinden sind.
Also unterschiedliche Schriften, Farben oder Bilder. Bilddaten können entweder als Link in den Newsletter integriert werden oder als Datei eingebettet (embedded image) sein.
Im ersten Fall werden die Grafiken beim Öffnen der E-Mail nachgeladen (Online) oder die Elemente sind im Anhang der Mail verankert (Offline).
Es ist ja schon eine gewisse Herausforderung, Internetseiten so zu programmieren, dass diese auch in allen Browsern gleichmäßig ansprechend dargestellt werden. Seiten mit sauberem (validen) HTML-Code erfüllen diese Aufgabe jedoch in der Regel.
Bei HTML-Newslettern ist diese Aufgabe noch ungleich komplexer!
Im Gegensatz zu den „relativ standardisierten“ und „ziemlich geduldigen“ Internet-Browsern sind bei Newsletter-Empfängern verschiedenste „starrköpfige“ E-Mail-Clients im Einsatz.
Das führt dazu, dass so manch ein Newsletter bei vielen Empfängern völlig zerstückelt oder fehlerhaft dargestellt wird, ohne dass Sie als Absender das wissen.
E-Mail Clients arbeiten mit unterschiedlichen Techniken bei der Vorschau oder bei der Darstellung.
So verwendet Outlook 2007 zur Anzeige von HTML E-Mails z. B. nicht mehr die Rendering Engine des Internet Explorers, sondern die Word 2007 Engine. (Diese Umstellung war sehr nachteilig bei der Anzeige von HTML E-Mails, da Word 2007 die HTML- und CSS-Funktionen in einem viel geringeren Umfang unterstützt als der Internet Explorer.) Schon die einheitliche Darstellung eines Newsletters in unterschiedlichen Outlook E-Mail Clients stellt für E-Marketer also eine Herausforderung dar und erfordert spezielles Know-How.
Es gibt aber noch unzählige andere E-Mail Clients für den Rechner zu Hause oder im Büro. Daneben gibt es dann auch noch die unterschiedlichsten Web-Clients oder Free-Mail Clients wie GMX, Freemail, Hotmail, AOL oder Web.de.
Man sollte also bei der Erstellung eines HTML-Newsletter-Templates viel Erfahrung mitbringen oder gegebenenfalls auf einen Experten zurückgreifen. Das lohnt sich im Endeffekt immer!
Die heute am häufigsten eingesetzte technische Variante beim Versenden von Newslettern ist das Multipart-Format (text/html).
Hier sind beide Versionen Ihres Newsletters in einem E-Mail „verpackt“. Zum Einen also die oben beschriebene Textvariante des Newsletters für diejenigen Empfänger, deren Rechnerkonfiguration die Anzeige von HTML in E-Mails einschränkt oder ganz unterbindet. Und zusätzlich dann die optisch ansprechend gestaltete HTML-Version für diejenigen Empfänger, denen der E-Mail Client die Darstellung des HTML ermöglicht.
Professionelle Newsletter-Software wie z. B. Inxmail Professional ermöglicht es, beide Versionen in einem Arbeitsgang zu generieren.
Mit dem Verpacken beider Versionen in einem Multipart (text/html) – Newsletter sind allerdings noch längst nicht alle Probleme aus dem Weg geräumt.
Man sollte doch meinen, dass der jeweilige E-Mail Client sich die geeignete Version nimmt und diese dann einfach anzeigt.
Outlook 2003 Exchange z. B. macht das ganz anders. Dieser Client nimmt sich den Code aus der HTML-Version und generiert daraus eine eigene Text-Vorschau.
Ganz schlecht funktioniert das natürlich bei Newslettern, die fast ausschließlich aus Bildpixeln bestehen und kaum Text in Buchstabenform aufzuweisen haben.
Um eine möglichst einheitliche und ansprechende Darstellung von Newsletter bei allen Empfängern zu gewähren sollte man schon bei der Konzeption viel Sorgfalt walten lassen.
Darstellungstests für verschiedene E-Mail-Clients sind dabei unerlässlich.
Am Ende sollte man sich trotz aller Bemühungen nicht auf eine 100%-ig einheitliche Darstellung verlassen. Aus diesem Grund findet man bei den meisten Newslettern ganz oben einen Link wie „…zur Darstellung im Browser“.
Da wären wir dann wieder bei den „relativ standardisierten“ und „ziemlich geduldigen“ Internet-Browsern.
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